Pengabdian ini fokus tentang implementasi  Pelatihan Manajemen  Inventasris di PKK Desa Segoroyoso Pleret Bantul dimana inventaris merupakan kekayaan fisik dari organisasi. Namun kenyataannya, manajemen inventaris seringkali masih lemah sehingga memerlukan pembenahan. Inventarisasi yang lemah ini mengakibatkan kekayaan tersebut mengalami penyusustan, atau tidak tercatat keberadaannya. Padahal, inventaris tersebut memilikinilaiyang besar dan jika dikembangkan akan menjadi investasi dan sumber dari income generating bagi sebuah organisasi.

Pengabdian ini dilaksanakan oleh Tim yaitu Erni Zuhriyati, SS, SIP, MA, dan Dian Eka Rahmawati, dosen Ilmu Pemerintahan dan Magister Ilmu Pemerintahan Universitas Muhammadiyah Yogyakarta.

Persoalan lebih lanjut, banyak aset dan potensi, tetapi belum mampu dimaksimalkan oleh desa karena belum jelasnya kewenangan desa dalam pengelolaan aset. Banyak pihak yang berkepentingan terhadap aset desa dan aset yang ada di desa. Pemerintah daerah kabupaten/kota dan pemerintah desa harus segera menginventarisasi aset desa.(Bandiah,2019, hal 74)

Metode yang digunakan adalah Participatory Learning And Action merupakan bentuk baru  dari  metode  pemberdayaan  masyarakat  yang  sebelumnya  lebih  dikenal  dengan

„Learning by Doing‟ atau belajar sambil bekerja. (Budi Hasanah, tt, hal 1) Participatory Learning Action (PLA) merupakan proses belajar secara berkelompok yang dilakukan secara interaktif dalam suatu proses kerja. Kegiatan berkonsep Participatory Learning and Action ini dilakukan dengan menekankan pada kegiatan ceramah, diskusi, curah pendapat yang dilakukan secara interaktif dengan anggota kelompok dan dilanjutkan dengan aksi atau kegiatan riil yang relevan dengan materi pemberdayaan masyarakat. (Budi Hasanah, tt, hal 1)

Kegiatan PLA diatas dilaksanakan dengan menggunakan pendekatan berbasis Teknologi Informasi, dimana saat ini terdapat sebuah era, di dalam dunia usaha dan berorganisasi muncul sejalan dengan diperenalkannya istilah teknologi informasi dan sistem informasi. Kedua istilah yang sering dipertukarkan penggunaannya ini pada intinya nuansa arti yang sama, yaitu bagaimana sebuah organisasi baik berorientasi profit maupun non profit berusaha untuk menggunakan perangkat komputer, aplikasi, dan sarana telekomunikasi untuk meningkatkan kinerjanya secara signifikan. (Richardus Eko Indrajit, tt, hal 10).

Istilah ‘teknologi informasi’ mulai dipergunakan secara luas di pertengahan tahun 80an. Teknologi ini merupakan pengembangan dari teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi telekomunikasi. Definisi kata ‘informasi’ sendiri secara internasional telah disepakati sebagai ‘hasil dari pengolahan data’ yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan dengan data mentah. (Richardus Eko Indrajit, tt, hal 11).

Komputer merupakan bentuk teknologi informasi pertama (cikal bakal) yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Dalam kurun waktu yang kurang lebih sama, kemajuan teknologi telekomunikasi terlihat sedemikian pesatnya, sehingga telah mampu membuat dunia menjadi terasa lebih kecil (mereduksi ruang dan waktu = time and space). Dari sejarah ini dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Dengan berpegang pada definisi ini, terlihat bahwa komputer hanya merupakan salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Modem, Router, Oracle, SAP, Printer, Multimedia, Cabling System, VSAT, dan lainsebagainya, merupakan contoh dari produk-produk teknologi informasi. (Richardus Eko Indrajit, tt, hal 12)

Agar dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi, maka anggota organisasi perlu mendapatkan tambahan pendidikan dan pelatihan serta pemberian ketrampilan-ketrampilan yang relevan khususnya dalam manajemen inventaris desa dengan menggunkan pendekatan komputer. (Sri Maharsi, 2000) Untuk dapat memiliki keahlian dan kemampuan tentang teknologi informasi, maka anggota organisasi perlu mendapatkan tambahan pendidikan dan pelatihan serta pemberian ketrampilan. (Sri Maharsi, 2000) . Dengan adanya keterbatasan yang dimiliki oleh anggota Dasa Wisma PKK Segoroyoso Pleret bantul dalam penguasaan manajemen inventari sorganisasi, maka kegiatan pengabdian ini menjadi sangat relefan dan signifikan untuk dilakukan dalam rangka peningkatan kapasitas warga khususnya ibu-ibudasawisma PKK yang dalam pelatihan ini yang menjadi obyek piloting adalah ibu-ibu Dasa Wisma RT 2.

 

Untuk mengetahui secara langsung permasalahan mitra, maka Tim Pengusul pada tanggal 23 Desember 2019, telah melakukan observasi langsung ke lokasi yang akan dijadikan mitra, yaitu Perkumpulan Dasa Wisma PKK Kloron Segoroyoso Pleret Bantul Yogyakarta.

 

Berdasarkan  masalah yang diketahui dari FGD maka diadakanlah pertemuan untuk mengedukasi Perkumpulan Dasa Wisma PKK Kloron tentang  unrensi dari  inventaris yang dimiliki oleh suatu organisasi beserta cara bagaiman inventaris tersebut dirawat dan dipelihara sebagai asset dari organisasi yang seharusnya menjadi perhatian bagi setiap organisasi.

Pelatihan tersebut dilaksanakan pada tanggal 20 Maret 2020 jam 18.00 bertempat di rumah Bapak Wakhid Saputro yang mempunyai rumah yang dapat menampung kegiatan tersebut. Pada pelatihan tersebut diikuti oleh Pengurus Dasa Wisma yang dimana pengurus Dasa Wisma tersebut diantaranya Ibu Siti Maemunah selaku Ketua, Ibu Hesti selaku seketaris  dan Ibu Ari selaku bendahara. Selain pengurus inti dan pengurus non inti, acara tersebut juga dihadiri oleh segenap anggota Dasa Wisma.

Adapun rangkaian acara tersebut adalah:

1. Dimulai dengan Pembukaan yang dipimpin oleh MC yaitu Ibu Atun
2. Acara selanjutnya yaitu amalan dengan membaca surat al Fatihahm Al Falaq, An Naas, Al Ikhlas, ayat Kursi dan sholawat Nabi Muhammad SAW
3. Acara ketiga yaitu keuangan diman di dalam acara tersebut di adakan laporan kauangan, setoran anggota ke bendahara diman setoran tersebut meliputi setoran wajib anggotam setoran pinjaman, dan setoran dana social
4. Acara inti yaitu Pelatihan Manajemen Inventaris. Dalam sesi tersebut Pemateri yakni memaparkan pentingnya inventaris di dalam organisasi. Inventaris merupakan asset yang mana asset tersebut merupakan barang milik Bersama yang harus dipertanggungjawabkan keberadaannya baik kualitas maupun kuantitasnya, keamanannya, keberangsungannya, dan catatan administrasinya.

Lebih lanjut Pemateri mengemukakan bahwa selayaknya administrasi inventasi tersebut disesuaikan dengan perkembangan zaman diman sekarang catatan inventasi dan pembukuannya dicatat dalam teknologi informasi di dalam komputerisasi folder file ataupun google drive.

Untuk itu perlu dilakukan antisipasi yang perlu dilaksanakan dengan segera yaitu:

1. Mencatat kembali semua kekayaan yang dimiliki perkumpulan tersebut di dalam catatan berbaisi komputer yang akan dilakukan oleh sekretaris dan bendahara.
2. Merelokasi tempat penyimpanan inventarsi dalam tempat yang strategis dan aman.
3. Melakukan coding inventaris.
4. Menempel inventaris atau asset dengan kode
5. Mencatat Kembali sirkulasi inventaris dengan akuntansi inventaris berbasis computer.
6. Menyerahkan inventaris baru berupa alat-alat hadroh yang sangat diperlukan karena Dasa Wisma mendirikan grup hadroh An Najah sekaligus melakukan coding pendataan, dan dimasukkan dalam pembukuan berbasis computer.
7. Acara lain-lain yaitu pengumuman-pengumuman
8. Acara Penutup.

Acara tersebut berjalan dengan lancer dan menghasilkan timbulnya kesadaran baru tentang pentingnya manajemen inventaris berbasis teknogi computer untuk menyesuaikan dengan perkembangn zaman sekaligus terjaga kemanannya  dan keberlangsungannya karena dalam file dan folder bahkan bersifat praktis.

Gambar 1. Acara Pelatihan Manajemen Inventaris Dasa Wisma RT 2

Gambar 2. Pelatiahan Manejemen Inventaris

Gambar 3. Grup Hadroh serta Inventaris Alat Hadroh Baru